Colaboración en la era de las aplicaciones de conferencias

Cómo garantizar que las tecnologías A/V y los espacios de reunión respalden adecuadamente a la fuerza laboral híbrida.

Aunque es difícil de imaginar, fue hace solo tres o cuatro años cuando las reuniones se llevaron a cabo principalmente con todos los participantes en persona, reunidos alrededor de una mesa de sala de conferencias en la misma sala. El "marcado" de los participantes ocurría ocasionalmente, pero estaba lejos de ser la norma.

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Hoy en día, en muchos casos, las reuniones consisten en participantes en persona y remotos, lo que cambia significativamente los requisitos de A/V e instalaciones para una colaboración exitosa y una comunicación efectiva. Ahora más que nunca, los empleados deben confiar en la tecnología y los espacios de reunión creativos para garantizar que sus voces e ideas se escuchen y se transmitan de una manera tan efectiva y equitativa desde lejos como lo harían en persona. Esto no es poca cosa para los profesionales de las instalaciones de hoy. Y, con la creciente presión para garantizar una experiencia de empleado positiva y productiva, el tiempo es esencial.

Si bien es posible que muchas instalaciones cuenten con la tecnología "adecuada", desde aplicaciones UCC hasta soluciones de audio y video para salas de conferencias, la equidad de la reunión va mucho más allá de sus consideraciones técnicas. La forma en que los empleados ven su oportunidad de compromiso durante las reuniones puede tener un gran impacto en la cultura de la empresa, las relaciones interpersonales, el compromiso de los empleados y la satisfacción laboral en general. Estas consideraciones impactantes no se discuten lo suficiente y se han convertido en una responsabilidad importante para los profesionales de las instalaciones en la actualidad.

La experiencia de reunión híbrida de hoy en día suele ser más difícil para quienes participan de forma remota debido a una combinación de factores: desde una mala etiqueta de reunión (por ejemplo, silenciar a otros o realizar múltiples tareas) hasta expectativas poco claras (como el uso de cámaras o dónde se debe llevar a cabo la reunión). desde) hasta equipos de sala de conferencias de baja calidad y problemas de sonido.

Los participantes remotos a menudo mencionan que les resulta difícil seguir la discusión por varias razones: el micrófono captaba y priorizaba el sonido más cercano (que puede haber sido una charla lateral en lugar de un orador influyente en la reunión); la gente estaba sentada en una larga mesa de conferencias con una sola cámara que dificultaba ver a la persona que hablaba; e inequidades al tratar de participar en la conversación y descubrir que no fueron escuchados tan claramente o considerados de la misma manera que los asistentes en vivo.

Entonces, ¿cuál es el problema con todo esto?

Bueno, para uno, que está hablando importa. Si un empleado no puede seguir claramente quién está hablando, puede tener dificultades para determinar cómo priorizar los elementos de acción y quién espera qué después de la reunión.

En segundo lugar, estas reuniones pueden ser improductivas. Si todos los que tienen un asiento en la mesa real (o virtual) no pueden ser vistos, escuchados y seguidos de la discusión, es probable que se desconecten e incluso se sientan frustrados o desmotivados. Esto puede afectar directamente el compromiso y la productividad de los empleados.

Tercero, si sus contribuciones no pueden reconocerse fácilmente, esto podría afectar la satisfacción laboral y el avance profesional.

La realidad es que todos todavía estamos aprendiendo, y la capacidad de ofrecer una experiencia de reunión completamente transparente y equitativa puede ser un desafío. Pero como profesional de las instalaciones, hay pasos clave que puede tomar hoy para ayudar a rectificar los obstáculos típicos y demostrar a los empleados que sus contribuciones son escuchadas y valoradas, sin importar dónde trabajen.

Aquí hay tres pasos clave para ayudar a obtener una mayor equidad en las reuniones para todos los empleados y ayudar a garantizar que su instalación brinde la tecnología y los requisitos de espacio para reuniones necesarios para respaldar mejor el trabajo híbrido.

El trabajo híbrido llegó para quedarse y hay más presión que nunca para garantizar un lugar de trabajo productivo y positivo. Tomarse el tiempo para comprender las frustraciones de los empleados y los desafíos típicos asociados con las reuniones será crucial para informar las decisiones estratégicas relacionadas con las instalaciones y apoyar el compromiso de los empleados, sin importar dónde trabajen. Tener en cuenta los requisitos técnicos y de espacio para reuniones es esencial para ofrecer una experiencia de reunión más agradable y equitativa.

Langley es vicepresidente sénior de Wesco, Global Pro AV y UCC. Su amplia experiencia en distribución de energía y control de subestaciones sentó las bases para una entrada temprana en la industria audiovisual profesional europea. Durante más de 20 años, Langley ha liderado constantemente en casi todas las facetas del espacio de las TIC, desde consultorías hasta integradores de sistemas, fabricación y distribución en todo el mundo.

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