Conferencia Remota en Post Pandemia

Por Max Palmer · 14 de mayo de 2023

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Esta historia apareció originalmente en Calendar

Continuando la conversación sobre conferencias en persona versus reuniones remotas. ¿Cómo son algunas completamente inútiles mientras que otras reuniones son tan significativas? Echemos un vistazo a cómo puede sacar más provecho de estas reuniones remotas.

Tienes una audiencia cautiva cuando haces una presentación en una conferencia en vivo. En una reunión virtual, debe mirar a la cámara en lugar de a la pantalla. Adaptarse a este cambio puede haber tomado algún tiempo. Ahora tiene más personas en la oficina y más divididas: querrá estar atento, mirar desde su audiencia en vivo y luego volver a la cámara. Si mira su pantalla, parecerá que no se dirige a nadie debido al ángulo de la cámara. Ya sea que solo tenga otro participante que todavía esté trabajando desde casa, suponga que la audiencia es la cámara.

Cuando se trata de notas, puede estar leyendo una nota en sus manos o en la pantalla de una computadora. Sin embargo, trate de mantener la vista en la cámara cada vez que levante la cabeza. Hablar sin notas y tener la mayor parte de su contenido memorizado son requisitos absolutos para el profesionalismo; no dejes que las cámaras y las notas desvíen tu atención. Otro hábito desagradable es tocarte la cara mientras miras a la cámara.

Cuando las personas usan sus teclados en una videoconferencia para tomar notas o realizar otras tareas, no se ve bien. Para generar más ideas durante las reuniones, es mejor que todos presten mucha atención y estén psicológicamente presentes. Un desafío puede ser tu teclado. Otros miembros del equipo podrían irritarse si sus dedos tocan el teclado. Uno de los conceptos básicos de las reuniones es usar menos el teclado. Siempre que sea necesario, use un teclado silencioso cuando tome notas o actas en una reunión, y solo escriba si es absolutamente necesario.

Aún mejor, durante una conversación de video, grabe la reunión y envíe las notas más tarde. Puede grabar una pantalla de videoconferencia usando cualquier programa de conferencia virtual superior. Sin embargo, asegúrese de pedir permiso de antemano, ya que el anfitrión de una videoconferencia extremadamente privada puede prohibir la grabación.

Puedes creer que, dado que no puedes ver a los otros jugadores, tus movimientos no tienen sentido. Sin embargo, es crucial mantener todos los movimientos de su cuerpo al mínimo. Se pueden transmitir varios significados de forma no verbal. Es importante mover lo menos posible el cuerpo. Otros jugadores se irritarán y distraerán si te balanceas de un lado a otro. No. Una señal similar de incomodidad o cansancio durante sus reuniones es moverse en su asiento con frecuencia.

Esto no es solo para los anfitriones de la reunión. En cualquier conferencia, los descansos deben reducirse al mínimo, pero aún deben proporcionar suficiente tiempo para un descanso relajante. Sin embargo, si está realizando una conferencia prolongada, esto es esencial para tener un descanso largo y proporcionar comida. Una reunión virtual o en vivo de cinco horas sin descansos no sería agradable. Sus asistentes apreciarán la oportunidad de usar el baño, comer, relajarse o simplemente abandonar el evento por un momento. Tenga en cuenta que el ejercicio mejora el bienestar cognitivo.

Sin embargo, ¿a qué hora del día es ideal para un descanso de la conferencia? Se debe considerar la duración de las reuniones y los descansos al crear el cronograma de la conferencia. Una reunión debe durar 52 minutos con un descanso de 17 minutos, según la Regla 52 y 17. De esta manera, se incrementa la productividad de los participantes. Podrías cambiar el horario. Se puede programar una reunión de 50 minutos con un descanso de 20 minutos, lo que hace que sea de 70 minutos en total. Esas son las reglas, pero en nuestra empresa tenemos la mayoría de nuestras reuniones de 30 minutos sin descansos, lo que funciona bien para nosotros.

No comas frente a la cámara. Evitar comer cerca de una computadora es una de las reglas de uso de la computadora para evitar que las migajas se alojen entre las teclas. Comer durante una conferencia, ya sea virtual o no, puede verse como poco profesional. Trate de comportarse como si fuera a reunirse en persona. Particularmente en una pequeña conferencia, comer puede ser una gran distracción.

Al presionar el botón de salida, puede abandonar la conferencia cuando lo desee. Sin embargo, no debe ocultar a sus participantes. El anfitrión puede invitarlo a hablar o hacer una presentación. Si saben que te has ido, pueden excluirte de la conversación y elegir a otra persona para que asuma las funciones.

Puede haber circunstancias imprevistas que le obliguen a abandonar la reunión. Sin embargo, debe informar a alguien. Una excelente opción es enviar un mensaje de chat. Sea tan cortés como pueda y justifique su partida. Simplemente cierre la ventana de videoconferencia en esta situación y ábrala nuevamente cuando regrese.

Al realizar una presentación en la conferencia, es probable que deba compartir su pantalla con otros participantes. Los archivos no relacionados pueden estar presentes en su computadora. No es profesional compartir su pantalla con material ofensivo o material no relacionado. La reputación de su negocio puede verse dañada por contenido inapropiado. Asegúrese de que solo las cosas que desea que otros asistentes a la reunión vean estén visibles cuando comparte su pantalla. Además, tenga en cuenta la privacidad y no tenga la información del cliente en su pantalla.

Antes de iniciar una conversación de video, cierre las pestañas y aplicaciones del navegador que no necesite. Los resultados de la función de autocompletar pueden resultar vergonzosos si comparte todo el escritorio. Abra una pestaña diferente del navegador y haga arreglos con anticipación para proteger la información confidencial. En lugar de compartir su escritorio completo, es mejor compartir una pantalla o un programa. Esto le da más poder para influir en cómo su audiencia ve su contenido. Todo debe girar en torno a usted y su mensaje principal, nada más.

Debe concluir razonablemente su reunión en línea de manera profesional. Una de las formas más aceptables de lograr esto es a través de una ronda de cierre, como lo promueve el cofundador de Twitter y Medium, Ev Williams. La idea de una ronda final es fundamental. Solo solicita comentarios de cierre sobre los temas tratados durante la conferencia. Esto se puede completar en 30 segundos o menos. Todos tienen la oportunidad de hacer su pregunta o queja de unos segundos en la ronda final. Como anfitrión, no necesita decir nada, y demostrará que valora otros puntos de vista como anfitrión.

A continuación, puede tomarse un minuto para resaltar los puntos clave de la conferencia como anfitrión, pero no se deshaga de ningún punto. Idealmente, debe preparar sus comentarios finales con anticipación.

Finalmente, como anfitrión de la conferencia, debe salir el último porque podría terminar la transmisión solo. Puede considerarse de mala educación finalizar una videollamada mientras otra persona todavía está en ella. Por favor, dé una despedida alegre para que los demás se queden con un buen sentimiento.

Crédito de la imagen: Foto de Katerina Bolovtsova; Pexels; ¡Gracias!

La conferencia remota posterior a la pandemia apareció primero en Calendario.