Mesa Redonda UC: Salas Híbridas

Los expertos de la industria discuten las últimas tendencias, los desafíos más difíciles y los desarrollos más emocionantes en las salas de reuniones híbridas

Última edición: 5 de junio de 2023

kieran devlin

La sala de reuniones moderna sigue siendo un debate de actualidad mientras navegamos por el entorno de trabajo híbrido ideal.

Una sala de reuniones híbrida que complemente a la perfección el trabajo remoto y local es un santo grial. Desde la pandemia, si bien el ideal híbrido sigue siendo esquivo hasta cierto punto, se ha logrado un progreso significativo en su búsqueda. Desde soluciones impulsadas por IA y lo último en tecnología de conferencias de audio y video hasta herramientas de colaboración interactiva y diseño y diseño de salas especializadas, hay innovaciones revolucionarias en toda la industria en 2023.

Sin embargo, la sala de reuniones híbrida aún se encuentra en su infancia relativa y las diferentes empresas tienen diferentes enfoques para implementarlas en sus procesos específicos.

Con el tema de nuestra última Mesa Redonda, "Salas de Reuniones Híbridas", hablamos con expertos y ejecutivos deCoolpo, anillo central, Jabra, Airtamey Bose Professional sobre las últimas tendencias en el espacio de salas de reuniones híbridas, los desafíos de implementar soluciones de salas híbridas, las consideraciones clave al adoptar salas de reuniones híbridas y cómo las salas de reuniones pueden evolucionar en el futuro para adaptarse a las necesidades de los espacios de trabajo modernos.

Ray Zhu, director general de Coolpo

Zhu señaló que los equipos híbridos buscan cada vez más "más dispositivos integrados con IA, portátiles y todo en uno que su equipo híbrido pueda llevar consigo a la oficina o cuando trabajan de forma remota. Algunos estudios han demostrado que el 47 por ciento de Los estadounidenses y el 58 por ciento de los trabajadores del Reino Unido prefieren un modelo híbrido".

Zhu explicó que los trabajadores híbridos necesitan dispositivos compactos que puedan usar para acceder a reuniones solos o de forma remota. "Durante los días en que están en la oficina", agregó, "cada individuo puede crear su propio espacio de sala de reuniones híbrida con la ayuda de estos dispositivos con funciones integradas de inteligencia artificial que pueden acomodar grupos e individuos con solo hacer clic en un botón". ."

Ben Wu, gerente sénior de marketing de productos en RingCentral

Wu también destacó el uso de IA como una tendencia importante en las salas de reuniones híbridas.

"Gran parte del enfoque se ha centrado en aprovechar la IA para proporcionar experiencias de reunión equitativas para los empleados de oficina y remotos", dijo Wu. "Algunas aplicaciones de IA en las salas incluyen el uso de varias cámaras para capturar y enmarcar a los participantes en la sala en paneles individuales e incluso eliminar las distracciones de fondo de la vista de la cámara. Mejoras continuas en la cancelación del ruido de fondo para garantizar que se pueda escuchar a los participantes en itinerancia, sin importar dónde se encuentren. están en la habitación".

Wu subrayó el movimiento continuo hacia dispositivos de barra de video todo en uno para potenciar las experiencias de la sala de reuniones en el lado del hardware de la conversación. "Estos dispositivos son súper simples de usar (con cámara y sonido todo en uno), puede configurarlos y colocarlos en cualquier habitación desde el primer momento, y vienen con eliminación de ruido de fondo de IA incorporada y seguimiento de participantes".

"La experiencia de la sala de reuniones realmente continúa enfatizando la importancia de tener un sistema de comunicaciones realmente unificado", continuó Wu. "Así como las empresas dependen del chat, video, llamadas, seminarios web, etc. para las comunicaciones internas y externas, las empresas también deberán considerar salas de reuniones híbridas que funcionen a la perfección con lo que ya están usando hoy".

Susanne Lund, directora general de Airtame

Lund argumentó que se demanda flexibilidad en las soluciones tecnológicas para que los consumidores tengan procesos híbridos de conferencia y colaboración más fluidos: "No quieren estar encerrados en una plataforma de videoconferencia, y los proveedores se están adaptando como resultado. Soluciones que admiten cross- Las opciones de videoconferencia de la plataforma con funcionalidad de interoperabilidad se están convirtiendo en las soluciones más efectivas y populares".

Lund señaló que la industria de UC ha visto disminuir las discusiones sobre la implementación de la realidad aumentada en los procesos de trabajo híbridos, con un mayor enfoque en refinar la tecnología actual en el hogar y en la oficina para mejorar la experiencia laboral cotidiana en lugar de revolucionarla necesariamente a través de XR. "El enfoque para los proveedores es crear soluciones perfectamente integrables que atraigan y satisfagan las necesidades de los usuarios finales", dijo Lund.

"Incluso en un mundo posterior a la COVID, la sala de reuniones tradicional ya no es el único lugar donde la gente quiere colaborar de manera efectiva. Los usuarios quieren más flexibilidad con las herramientas de videoconferencia: las organizaciones y los proveedores se están moviendo hacia soluciones que adoptan el trabajo híbrido y promueven colaboración."

Nigel Dunn, vicepresidente y director general de EMEA en Jabra

Dunn destacó una tendencia estructural de las organizaciones que rediseñan y reconfiguran los espacios de trabajo: "Esto puede implicar reducir el tamaño de su lugar de trabajo físico y crear espacios de colaboración con soluciones UC que satisfagan las demandas de una fuerza laboral híbrida".

"Estamos viendo una demanda continua de salas de reuniones habilitadas para video", continuó Dunn. "Esto va desde salas más pequeñas donde trae su propio dispositivo y simplemente conecta y usa para unirse a una llamada hasta espacios más grandes estilo sala de juntas donde las empresas se están actualizando a sistemas de salas de reuniones especialmente diseñados. Las organizaciones buscan simplicidad y facilidad de uso. sistemas para usar que están optimizados para Microsoft Teams y Zoom y brindan la mejor experiencia, ya sea que esté en la sala o se una desde su casa".

Adam Shulman, jefe de producto, negocio de sistemas instalados en Bose Professional

Shulman señaló que con más trabajadores del conocimiento que regresan a la oficina y el trabajo híbrido se convierte en la nueva normalidad, también ha habido un aumento complementario en las expectativas de los empleados en torno a "la experiencia virtual tanto desde la perspectiva de la imagen como del sonido".

"Independientemente de la ubicación, los empleados quieren la misma experiencia", dijo Shulman, "la capacidad de ver de cerca a todos en la sala y escuchar todos los aspectos de las conversaciones. Los micrófonos de dirección de haz y las capacidades de cámara de encuadre automático se están convirtiendo rápidamente en la Los fabricantes de capacidades estándar deben tener en cuenta".

Susanne Lund, directora general de Airtame

Lund destacó varios desafíos en la adopción de soluciones de salas de reuniones híbridas, el más importante de los cuales es garantizar que se adopten las soluciones que instalen las organizaciones.

"Es lamentable que las empresas inviertan grandes sumas de dinero en tecnología de salas de reuniones híbridas, solo para descubrir que la adopción por parte de los usuarios es lenta o está estancada", comentó Lund. "La falta de adopción es un problema esencial que deben abordar las organizaciones. Se puede evitar priorizando herramientas que sean extremadamente fáciles de usar, que se integren perfectamente en el trabajo diario y admitan la colaboración y la productividad híbridas".

Lund sugirió que estos desafíos de integración se pueden superar probando estas soluciones antes de instalarlas para que los líderes puedan comprender qué funciona para ellos y sus empleados en sus entornos específicos. "Las empresas que adoptan estas nuevas soluciones tienen éxito al enviar mensajes y materiales de capacitación una vez que se instalan las nuevas herramientas", dijo Lund.

"Aquellos que tienen más éxito con la adopción de tecnología híbrida a menudo identifican expertos en soluciones internas que pueden servir como embajadores de nuevas tecnologías para el resto de la organización. Priorizar estas inversiones por adelantado y verificar periódicamente los comentarios de los usuarios protegerá al personal de TI y garantizará que los empleados saben cómo usar las herramientas que se les dan".

Adam Shulman, jefe de producto, negocio de sistemas instalados en Bose Professional

Shulman creía que la frecuencia de los espacios de reunión formales en las instalaciones se reduciría con el crecimiento del trabajo híbrido y la tecnología de inteligencia artificial en rápida evolución, lo que significa que las salas de reuniones se moverán "hacia los extremos de costo y complejidad".

"Serán de bajo costo, fáciles de configurar y usar por el usuario final, salas pequeñas (y en muchos casos, salas que antes no eran espacios de reunión)", amplió Shulman. "O serán salas completamente integradas con características de alta gama. Todavía fáciles de usar, pero diseñadas, integradas y monitoreadas profesionalmente".

Ben Wu, gerente sénior de marketing de productos en RingCentral

Wu argumentó que uno de los mayores desafíos en las salas de reuniones híbridas es garantizar que los participantes remotos se sientan realmente incluidos. "Es fácil para el anfitrión de la reunión concentrarse solo en los participantes de la reunión", dijo Wu. "Para empezar, se podría asignar un moderador para monitorear el chat de la reunión y levantar la mano para garantizar que todos tengan la oportunidad de participar y aprovechar las herramientas de colaboración, como pizarras, donde los participantes remotos y en la sala pueden interactuar".

Wu destacó la gran carga de trabajo de los administradores en estos escenarios, gestionando los diversos espacios de reunión y las cámaras, micrófonos y aplicaciones de conferencias. "No hay nada peor que un empleado tratando de usar una habitación y perdiendo el tiempo tratando de averiguar por qué algo no funciona", agregó Wu. "Para evitar esto, asegúrese de que la solución de su sala tenga los análisis y las herramientas (como con RingCentral Rooms) que su administrador puede usar para monitorear, solucionar problemas y solucionar problemas de forma proactiva de forma remota".

Nigel Dunn, vicepresidente y director general de EMEA en Jabra

Dunn también se refirió a la facilidad de uso de las soluciones de salas de reuniones y la confianza de los empleados para administrarlas de manera efectiva. "Las soluciones de videoconferencia deben ser fáciles de configurar y usar, para que cualquiera pueda ingresar a la sala y estar en funcionamiento con solo tocar un botón", dijo Dunn.

"Las organizaciones también deben comprender cómo se usa realmente una sala de reuniones y evaluar si cuentan con las soluciones adecuadas que brinden una buena experiencia de reunión que funcione para todos", continuó. "Por ejemplo, si una pizarra se usa con regularidad, PanaCast 50 de Jabra proporciona transmisión de pizarra en tiempo real donde los participantes pueden mejorar el contenido de su pizarra, para que tanto los asistentes virtuales como los físicos puedan verlo claramente".

Dunn también enfatizó la importancia del video para impactar positivamente la experiencia de la reunión, citando la investigación de Jabra de que el 61 por ciento de los empleados se sienten más incluidos y presentes en las reuniones cuando todos tienen la cámara encendida. "Más de la mitad de los empleados sienten que pueden colaborar de manera más productiva en videollamadas que en llamadas de solo audio", agregó.

Ray Zhu, director general de Coolpo

Zhu creía que el mayor desafío es el apoyo adecuado, del proveedor preferido de una organización y su equipo de líderes y empleados. "Su organización debe elegir proveedores que puedan brindar el soporte que su empresa necesita, ya sea que tenga un equipo de TI interno o no", dijo Zhu. "Hace que la integración técnica, la conectividad y la adopción sean menos intimidantes si cuenta con el soporte de su proveedor en cada paso del camino".

"Los miembros del equipo deben observar a la alta dirección que respalda las soluciones de salas de reuniones híbridas utilizando la tecnología que están introduciendo. Aumenta la confianza del equipo en la tecnología si saben que es útil en todos los niveles de la empresa".

Nigel Dunn, vicepresidente y director general de EMEA en Jabra

La principal consideración de Dunn fue cómo y con qué propósito se usaría una sala de reuniones. "Si el objetivo es crear una sala principalmente para videoconferencias, ¿tiene la mesa la forma y el tamaño correctos para sentar cómodamente a las personas alrededor de ella? ¿Dónde debe colocarse? ¿Los participantes que no están presentes pueden ver y escuchar a todos en la sala? t en la habitación?" dijo Dunn.

"Las tecnologías de cámara inteligente, como la Composición dinámica, brindan una vista de primer plano de las personas cuando hablan. De modo que todos los participantes pueden contribuir por igual y las reuniones son más inclusivas".

Dunn destacó que las organizaciones podrían usar datos e inteligencia artificial para informar su toma de decisiones sobre la optimización del espacio de oficina y las inversiones en TI. "La barra de video PanaCast 50 de Jabra ofrece un campo de visión de 180 grados que se adapta a todos los que aparecen en la imagen", agregó Dunn. "Funciones inteligentes como Room Usage Insights y PeopleCount generan datos anónimos de ocupación de habitaciones. Esto brinda a las organizaciones una imagen precisa de cómo se utilizan las instalaciones, lo que permite una mejor toma de decisiones sobre cómo cambiar y mejorar el espacio de la oficina".

Ray Zhu, director general de Coolpo

Zhu argumentó que seleccionar las mejores cámaras de videoconferencia sería esencial. Sin embargo, también requeriría brindar capacitación y apoyo adecuados para los empleados que utilizan el equipo: "Seleccionar una cámara de videoconferencia de alta calidad como Coolpo AI Huddle Pana, Coolpo AI Huddle Mini o Coolpo Mini Lite que sea compatible con casi todos los Las principales plataformas de UC&C pueden mejorar la experiencia de videoconferencia y ahorrar tiempo".

Zhu agregó que proporcionar a los empleados la capacitación adecuada y el apoyo para la resolución de problemas podría ahorrar dinero a largo plazo. "Al considerar estos factores, las empresas pueden maximizar su inversión en una solución de sala de reuniones híbrida y crear una experiencia de inmersión perfecta", dijo Zhu.

Susanne Lund, directora general de Airtame

Lund sugirió que la priorización de herramientas adaptables y fáciles de usar sería esencial para el éxito de las salas de reuniones híbridas. "Siendo realistas, las soluciones evolucionarán y las empresas deberán adaptarse para continuar brindando tecnología de alta calidad a los empleados. En vista de esto, elegir una solución de sala de reuniones híbrida que los bloquee en un sistema operativo o proveedor de conferencias específico puede ser arriesgado."

Lund explicó que si los cambios no se notan actualmente, la adaptabilidad sigue siendo esencial, ya que las empresas aún deben tener en cuenta los sistemas operativos y los servicios de conferencias de sus clientes y socios.

"Elegir soluciones que sean fáciles de usar también es muy importante", enfatizó Lund. "Incluso si tiene las herramientas más capaces y flexibles, si son complejas y contrarias a la intuición, los usuarios pueden ser reacios a implementarlas en su vida profesional diaria".

Ben Wu, gerente sénior de marketing de productos en RingCentral

Wu también creía que la facilidad de uso es fundamental para el éxito de las salas de reuniones híbridas, desde "el software de videoconferencia hasta los periféricos como cámaras, micrófonos y altavoces".

"Tenga en cuenta la acústica de la sala para garantizar que no haya eco ni retroalimentación, así como la iluminación adecuada y la disposición estratégica de las mesas y los asientos para garantizar que se pueda ver y escuchar a todos los participantes en la sala", continuó Wu. "Para asegurarse de que están maximizando el valor de su inversión, asegúrese de elegir una solución de sala de reuniones que sea escalable en espacios de reunión de todos los tamaños y que sea compatible con hardware estándar que le permita aprovechar el hardware, la cámara y las pantallas existentes. "

Wu enfatizó que una empresa interesada en el hardware más reciente debería considerar los programas de dispositivo como servicio (DaaS). "Existen programas DaaS diseñados para reducir los costos iniciales y la inversión al tiempo que brindan valor con las experiencias de reuniones equitativas de primer nivel", dijo.

Adam Shulman, jefe de producto, negocio de sistemas instalados en Bose Professional

Shulman vio que el futuro de las salas de reuniones híbridas se centraba cada vez más en ser "el usuario primero" en lugar de "la tecnología primero", ya que las reuniones híbridas efectivas continúan evolucionando hacia un requisito en lugar de un lujo. Shulman distingue entre los procesos de tecnología primero como "el usuario aprende a usar la tecnología en los términos de la tecnología". Por el contrario, los procesos de usuario primero comprenden "la tecnología interactúa con el usuario de formas ya familiares".

"Esto significa que veremos un mayor uso de los propios dispositivos de los usuarios y de las interfaces de software conocidas para gestionar las reuniones, porque así es como los usuarios finales ya saben cómo utilizar su tecnología".

Shulman amplió con un ejemplo: "Los usuarios finales ya usan comandos de voz en sus hogares y vehículos, ¿por qué no en las reuniones? Imagínese entrar a una sala de reuniones sin dispositivos visibles y tener la capacidad de organizar y controlar completamente la reunión con comandos de voz. incluyendo acceder y compartir contenido. No necesitaremos que pasen 20 o 30 años para poder decir: 'Recuerdo cuando teníamos que seleccionar diferentes configuraciones a través de múltiples pantallas en una pantalla táctil'".

Susanne Lund, directora general de Airtame

Lund estuvo de acuerdo en que las herramientas deben desarrollarse para ser el usuario primero para que las empresas respalden opciones de trabajo adaptables. "Estos desarrollos continúan siendo emocionantes para la industria de las comunicaciones unificadas", amplió Lund. "Las herramientas de videoconferencia que brindan la mayor flexibilidad y una experiencia perfecta para los usuarios, como la capacidad de compartir la pantalla de forma inalámbrica sin tener que unirse a una llamada o conectar una computadora portátil, finalmente serán más exitosas en los próximos años".

Lund mencionó varias piezas nuevas de tecnología emergentes que harán de las videoconferencias una experiencia más holística en el futuro.

"Google Starline y Project Ghost de Steelcase son extremadamente emocionantes para la industria a pesar de ser en su mayoría experimentales en esta fase y de muy alto nivel", dijo Lund. "La tecnología de videoconferencia multicámara también es realmente impresionante y va en aumento. Todavía no es perfecta, pero agrega una sensación atractiva del mundo real a las reuniones y, lo que es más importante, promueve la equidad de la reunión para todos los participantes, que es el objetivo final de sistemas de trabajo híbridos”.

Lund también destacó el patrón de las organizaciones que utilizan pantallas en las salas de reuniones más allá de las conferencias y el uso compartido de pantallas. "Estamos viendo que más soluciones de salas de reuniones integran la señalización digital en sus herramientas de conferencia de una manera que es transparente para los usuarios", dijo, "permitiéndoles usar el espacio de la pantalla para mostrar mensajes sin tener que cambiar las entradas o cualquier otro complejo tecnicismos".

Nigel Dunn, vicepresidente y director general de EMEA en Jabra

Dunn argumentó que a medida que continuara la transición al trabajo híbrido, crecería la demanda de experiencias de reunión más sofisticadas: "Las salas de reuniones se están diseñando para necesidades híbridas con video al frente y al centro, como Signature Microsoft Teams Rooms equipadas con videoconferencia y sistemas de sala, donde el mobiliario está dispuesto de manera que todos los asistentes, remotos y presenciales, estén frente a frente”.

"Las empresas evolucionarán sus espacios de trabajo para crear experiencias de reunión en las que todos los participantes puedan estar incluidos y tengan la misma presencia e impacto", explicó Dunn. "En la oficina de Jabra en el Reino Unido en Langley, hemos hecho exactamente esto nosotros mismos, creando espacios flexibles con la barra de video PanaCast 50 en todas las salas de reuniones. Con la inteligencia artificial haciendo gran parte del trabajo, nuestras soluciones acercan a las personas en el lugar de trabajo híbrido con nuevos y mejores experiencias de colaboración de video".

Ray Zhu, director general de Coolpo

Zhu creía que las futuras salas de reuniones emularían las estaciones de trabajo posteriores a la pandemia y estarían realmente en cualquier lugar. "Con la tecnología adecuada", dijo Zhu, "puede convertir la mesa de una cafetería o un espacio de trabajo conjunto en un espacio de reunión híbrido para su uso personal o el de sus colegas".

"El video claro, el audio nítido, los ruidos de fondo bloqueados y el encuadre perfecto son todos los ingredientes del dispositivo perfecto", continuó Zhu. "Lo que mejorará su experiencia general son las funciones de IA que garantizarán transiciones sin problemas de una configuración remota a una configuración híbrida con solo hacer clic en un botón".

Ben Wu, gerente sénior de marketing de productos en RingCentral

Wu enfatizó que un lugar de trabajo moderno significa rediseñar toda la experiencia de la oficina, no solo la sala de reuniones. "Esto incluye áreas como quioscos para registrarse en la recepción y administrar reservas de espacios de trabajo", dijo Wu. "Esto será especialmente importante a medida que las empresas comiencen a traer empleados de regreso al trabajo e implementen una estructura de trabajo híbrida. Será importante que entiendan cosas como la utilización del espacio de oficina".

"Las salas de reuniones híbridas no solo se limitan al espacio de reuniones o la sala de reuniones tradicionales del mercado medio/empresarial en las que normalmente pensaría. Sin embargo, está evolucionando para abarcar empresas de todos los tamaños. Por ejemplo, para las PYMES o los empresarios, se trata de aplicar el mismo concepto del mismo espacio de sala de reuniones híbrida en quizás su propia oficina en casa para parecer más profesional".